Błędy popełniane w trakcie rozliczania delegacji

  1. Rozliczanie delegacji po zbyt długim czasie

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej, rozliczenie powinno zostać przedłożone pracodawcy w terminie maksymalnie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

2. Brak faktur i rachunków

Delegowany powinien zawsze dołączyć do rozliczenia wszystkie rachunki, faktury, paragony lub inne potwierdzenia poniesienia kosztów, które zawiera w danym rozliczeniu. Niektórzy pracodawcy pozwalają w szczególnych przypadkach na rozliczanie kosztów bez potwierdzeń, zdając się wtedy na oświadczenie pracownika. Takie sytuacje są możliwe, ale powinny być incydentalne i ograniczone do minimum. Oczywiście w przypadku ryczałtów i diet nie są potrzebne żadne rachunki.

3. Błędne rozumienie czasu delegacji

Delegowani nieczytający przepisów nie wiedzą, że dieta należy się tylko wtedy, gdy pracownik był w delegacji przez określony czas, np. jeśli delegacja krajowa trwała do 8h do dieta nie należy się wcale, w przypadku gdy trwa 8-12 to przysługuje połowa stawki, a dopiero gdy podróż trwała ponad 12h przysługuje pełna stawka.

Kolejny błąd to sądzenie, że jeśli delegacja rozpoczęła się np. w poniedziałek o 23.30, a zakończyła we wtorek o 4:00, to należą się z tego tytułu dwie diety, bo delegacja trwała dwa dni, jest to oczywiście nieprawda. Licząc czas delegacji należy rozważać go jako liczba godzin, a nie dat w kalendarzu.

4. Brak informacji dotyczących pojazdu

W przypadku, gdy delegowany korzysta w trakcie podróży z przejazdów samochodem służbowym lub prywatnym, powinien na rozliczeniu podać dokładne dane pojazdu tj. marka, typ pojazdu, pojemność silniki oraz nr rejestracyjnym. Bardzo często zdarza się, że części z tych danych brakuje.

To tylko podstawowe błędy, które zdarzają się podczas rozliczenia delegacji, a receptą na ich wyeliminowanie jest skorzystnaie z naszego systemu. Całe rozliczenie prowadzone jest w aplikacji, wypełniając formularz delegowany musi uzupełnić wszystkie wymagane dane, bo w przeciwnym wypadku nie będzie mógł wysłać delegacji do akceptacji, system sam nalicza wysokość diet oraz wskazuje niezbędne do dołączenia dokumenty.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.