Czas to pieniądz! Jak szybciej rozliczać delegacje.

Głównym celem wdrożenia systemu do delegacji jest przyśpieszenie całego procesu rozliczania podróży służbowych w firmie. Dziś pokażemy w jaki sposób możemy przyśpieszyć ten proces, poprzez automatyzację wprowadzania danych do formularza rozliczenia, korzystając z autorskiej funkcjonalności importu danych z rezerwacji na formularz.

Zazwyczaj przed wyjazdem w podróż służbową delegowany rezerwuje sobie hotel, loty, bilety czy inne niezbędne usługi np. dodatkowe ubezpieczenie na czas podróży. Korzystając z naszego systemu można później dane z tych rezerwacji zaimportować na dokument rozliczenia.

Lista rezerwacji lotniczych możliwych do zaimportowania:

Po wybraniu odpowiedniej rezerwacji i kliknięciu w przycisk importu dane, aplikacja sama wprowadzi taki dane jak miejsce wylotu i miejsce przylotu oraz daty i godziny:

W przypadku importu rezerwacji hotelowych, dodatkowo zaciągane są informacje o wyżywieniu, które są istotne z punktu obliczania należnej diety.

Wszystkie dodane rezerwacje to także przypisywane koszty oraz dokumenty do danej podróży, w ostatnim kroku rozliczenia w podsumowani mamy podgląd wszystkich załączników, gdzie wśród nich automatycznie przypięły się dokumenty rezerwacji. Poniżej widoczny jest tez przycisk ZAŁĄCZ REZERWACJĘ, umożliwiający dopięcie innych rezerwacji, niepowiązanych z transportem czy noclegami.

Z punktu widzenia właścicieli firmy i koordynatorów podróży istotne są także koszty całego wyjazdu, które w przypadku importu rezerwacji są automatycznie przypinane do danego rozliczenia, poniżej przykładowe podsumowanie.

Jak widać funkcjonalność importu rezerwacji to duża oszczędność czasu pracy, ponieważ nie wymaga od delegowanego wprowadzania danych, gdyż może je kilkoma kliknięciami zaimportować do systemu, nie wymaga pamiętania o której dokładnie godzinie wyleciał i przyleciał, a przełożonym pozwala w łatwiejszy i szybszy sposób kontrolować koszty wyjazdów służbowych.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.