Ideą która przyświecała nam przy tworzeniu system do rozliczania delegacji była samodzielność, każdy użytkownik miał sam rozliczać swoje delegacje, a cały proces miał zostać przenosiny do systemu. Taki model przyjęliśmy na podstawie szeregu rozmów z naszymi klientami, którzy uskarżali się, że ich pracownicy mają problemy z rozliczeniami co powoduje częste błędy i pomyłki, wiele firm decydował się przez to nawet na przerzucenie obowiązku wypełniania druków delegacji na dział księgowości…
System jest zaprojektowany w sposób prosty i intuicyjny tak, aby prowadzić użytkownika „za rączkę” przez cały proces rozliczenia i można to w szybki sposób zrobić samemu, nawet nie mając specjalistycznej wiedzy z zakresu delegacji. Często jednak zdarza się, że pewna uprzywilejowana grupa w firmie nadal nie chce wypełniać samemu formularzy. Chodzi oczywiście o pracowników wyższego szczebla, kierowników, dyrektorów, managerów, prezesów i doradców. Często te osoby mają swoich asystentów, sekretarki itp., więc wykorzystują te osoby do „papierkowej” pracy. Przewidzieliśmy taki scenariusz i zaimplementowaliśmy odpowiednie funkcjonalności do takiej pracy tj. zastępstwa oraz oddelegowanie uprawnień.
W przypadku normalnej pracy każdy użytkownik ma swoje konto i swoje dane do logowania bo podpisuje wirtualnie dokumenty swoim nazwiskiem, w przypadku gdy sekretarka wypełnia delegacja za prezesa, wiceprezesa i 4 managerów, musi pamiętać dane do logowania do swojego konta oraz 6 innych osób. Wykorzystując funkcjonalność zastępstw, każda z osób tworzy jednorazowo permanentne zastępstwo, a jako osobę zastępującą ustawia wspomnianą sekretarkę. Wówczas sekretarka loguje się tylko na swoje konto i w każdej chwili jednym kliknięciem może zalogować się w kontekście osoby, której delegację akurat chce wprowadzić do systemu. Nie wymaga to pamiętania/zapisania wszystkich danych dostępowych, co poza aspektem wygody pracy ma też duże przełożenia na kwestie bezpieczeństwa, mimo wszystkich ostrzeżeń ludzie często wykorzystują te same hasła do kilku aplikacji.
Dodatkowo w systemie jest też możliwość oddelegowania uprawień czyli jak sama nazwa wskazuje możliwość nadania dodatkowych uprawień wybranej osobie w systemie, oczywiście możemy przenieść na kogoś tylko te uprawienia, do których sami mamy dostęp, więc jak przełożony ma jakąś pracę w systemie do wykonania, to może ją „zrzucić” na podwładnego..