W jaki sposób można ograniczyć koszty związane z podróżą służbową? Najtańsze byłoby zorganizowanie zdalnej telekonferencji, ale w niektórych przypadkach nie da się zastąpić fizycznego spotkania. Poniżej przedstawiamy 3 sposoby na optymalizację kosztów:
- Wybierz inny środek transportu.
Większość krajowych delegacji odbywa się za pośrednictwem samochodów, rosnące ceny paliw i ogólnych kosztów posiadania oraz zakupu samochodów sprawiają, że takie podróżowanie staje się nieekonomiczne. Podróżowanie busami i autobusami jest tańsze, ale też bardzo powolne i wymaga częstych przesiadek, dlatego ciekawą opcją może być podróżowanie za pośrednictwem kolei. W naszym kraju tabor nie jest zbyt nowoczesny, jednak ceny biletów i mnogość połączeń to bardzo zachęcająca alternatywa.
2. Codzienny nocleg zamiast dojazdu.
W przypadku krótkich tras warto rozważyć codzienny dojazd, zamiast noclegu. Jest to oczywiście dużo bardziej czasochłonna opcja, gdyż w podróży spędza się drugie tyle czasu niż w przypadku dojazdu z noclegiem, jednak rosnące ceny usług hotelarskich powodują, że codzienne dojazdy mogą być tańsze. Należy tez pamiętać, że w takim przypadku nie mamy do czynienia z jedną delegacja a z kilkoma, ponieważ na każdy dzień powinna być wypisana osobna delegacja, co w przypadku delegacji trwających mniej niż 12h dziennie, wpływa także na konieczność wypłacania niższych diet swoim pracownikom.
3. Wyznacz koordynatora podróży.
Zatrudnij, bądź wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za koordynowanie podróży wszystkich pracowników. Pozwolenie pracownikom na samodzielne wyszukiwanie i rezerwowanie usług, powoduje że pracownicy nie wybierają najtańszych usług tylko najwygodniejsze dla siebie, bo przecież „firma płaci”.
Taniej jeździć pociągiem niż nocować