Samochód to najczęściej wykorzystywany środek transportu w trakcie podróży służbowych, bo nawet jeśli lecimy samochodem czy jedziemy pociągiem albo autobusem to i tak na lotnisko czy dworzec zazwyczaj dostajemy się samochodem.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej jasno opisuje jaka jest stawka za każdy przejechany kilometr w zależności od rodzaju pojazdu oraz pojemności silnika:
- samochód osobowy o pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł
- samochód osobowy o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł
- motocykl – 0,2302 zł
- motorower – 0,1382 zł
ale trzeba jeszcze te kilometry policzyć…
Delegowany w trakcie rozliczania delegacji musi wskazać miejsce wyjazdu, miejsce wyjazdu oraz liczbę pokonanych kilometrów. Jest to trochę uciążliwe ponieważ wymaga od pracownika zapisania sobie lub pamiętania przebiegu w momencie rozpoczęcia i zakończenia podróży. Ileż to już razy zdarzało się, że siadałem do komputera żeby wypełnić rozlicznie i nagle dochodzę do wniosku ze zapomniałem zapisać sobie przebieg, więc teraz muszę sprawdzić na mapie jaką odległość pokonałem w trakcie delegacji. Jest to dla mnie dodatkowa strata czasu, szczególnie jeśli była to dłuższa delegacja w trakcie której kilkukrotnie przemieszczałem się samochodem i teraz muszę ręcznie sprawdzać odległości pomiędzy kilkunastoma miejscami.
Znając ten problem postanowiliśmy go rozwiązać i w pewien sposób przyśpieszyć proces rozliczania delegacji.
Wprowadzając miejsce rozpoczęcia i zakończania danego etapu podróży system poprzez API system łączy się z Google Maps i sam wylicza na tej podstawie odległość, przez co zwalnia delegowanego z konieczności pamiętania przebiegów czy ręcznego obliczania odległości.
Oczywiście zdajemy sobie sprawę, że tak obliczona odległości będzie liczona po najszybszej i najprostszej trasie, a może się zdarzyć że podróżujący musiał wybrać inną drogę lub musiał skorzystać z objazdu, albo wybrał dłuższą ale bezpłatną trasę, wtedy ma możliwość wprowadzenia odległości ręcznie. To jednakże może prowadzić do nadużyć ze strony delegowanego i celowego ręcznego zawyżania odległości, dlatego wprowadziliśmy kolejną funkcjonalność pozwalając określi pracodawcy w ustawieniach, jaka procentowa różnica pomiędzy wyliczoną przez system odległością a odległością wprowadzoną ręcznie przez delegowanego jest akceptowalna.
Dodatkowo pracodawca może też określić jak system ma się zachować w momencie, gdy delegowany będzie próbował przekroczyć tę różnicę i można: zablokować takie rozliczenie albo wymagać, aby pracownik dodał odpowiedni komentarza i wytłumaczył skąd taka rozbieżność, ewentualnie nie robić nic i ufać pracownikowi.