Bardzo często spotykane jest, że pracownicy wyjeżdżają w podróż własnym samochodem, Rozporządzanie w takim przypadku określa, że delegowanemu należy się ryczałtowy zwrot za każdy przejechany kilometr. Stawka powinna być ustalona przed wyjazdem, niedopuszczalne jest aby ustalać ją dopiero po przyjeździe, najlepiej jeśli jest to od razu określone w zakładowym regulaminie. Rozporządzanie określa najwyższe stawki za kilometr z podziałem na samochody osobowe do 900cm3, samochody osobowe powyżej 900cm3, motocykle i motorowery niezależnie czy podróż jest krajowa czy zagraniczna. Więcej możesz sprawdzić w kalkulatorze kilometrówki.
Delegowani często myślą że ryczałt jest wypłacany jedynie na pokrycie kosztów paliwa, niestety (dla delegowanych) tak nie jest, są to kwoty na pokrycie wszystkich innych kosztów związanych z przejazdem jak np. opłaty za autostrady, parkingi, promy, płyn do spryskiwaczy itd. Chyba, że jest to inaczej opisane w regulaminie zakładu pracy.
Pracodawca nie może natomiast wymóc na pracowniku korzystania z jego prywatnego samochodu w celach służbowych, jeśli nie jest to określone w umowie z pracodawcą. Korzystanie z prywatnego pojazdu odbywa się tylko za zgoda pracownika i nie ma żadnej podstawy, aby go do tego zmusić.