Czy jest workflow? Tłumacząc bezpośrednio z angielskiego jest ot przepływ pracy, a w pełnym tego słowa znacznie jest to przepływ informacji pomiędzy różnymi obiektami.
W przypadku systemu DELEGACJE taki „przepływ pracy” umożliwia realne przyśpieszenie procesu delegacyjnego, poprzez możliwość tworzenia ścieżek akceptacyjnych. Określamy wtedy jak system ma się zachować w zdefiniowanych przypadkach.
Przeanalizujmy sobie powyższy przykład.
- Punkt początkowy. Punktem początkowym jest stworzenie polecenie lub rozliczenia, system pozwala na tworzenie odrębnych ścieżek zarówno dla procesu polecenia jak i rozliczenia delegacji.
- Cel delegacji. Jest to wymagana pole nie ma możliwości zapisania formularza bez określenie celu delegacji, który wybiera się z listy.
- Warunek pierwszy. Na powyższym przykładzie widzimy, że określone zostało iż w przypadku wybrania celu „szkolenie” system automatycznie ma zaakceptować takie polecenie/rozliczenie, a w przypadku gdy cel jest inny ma przejść do sprawdzenia kolejnego warunku.
- Warunek drugi. Sytuacja jest tu analogiczna jak w punkcie 2, jeśli wybrano nr MPK „1” lub „2”, polecenie/rozliczenie będzie zaakceptowane, a w innym przypadku sprawdzony będzie kolejny warunek.
- Warunek trzeci. To już ostatni warunek do weryfikacji i dotycz on całkowitych kosztów podroży, w przypadku rozliczenia określenie kosztów jest proste, gdyż wynika wprost z rozliczenia, delegowany jest po odbytej delegacji więc koszty są znane. Bardziej kłopotliwe jest określenie kosztów w momencie tworzenia polecenia, wtedy konieczne jest wypełnienie pola szacunkowy całkowity koszt. Na powyższym przykładzie widzimy, że w momencie gdy koszt delegacji lub szacunkowy koszt polecenia nie przekraczają 1500zł to będą one automatycznie zaakceptowane, a w przeciwnym wypadku będzie wymagana ręczna akceptacja przez osobę o odpowiednich uprawieniach.
- Poniżej całej ścieżki znajduje się także osoba, która będzie widniała na dokumentach jako „Akceptujący” w momencie gdy zostaną spełnione warunki i akceptacja będzie automatyczna.
To tylko przykładowe działanie funkcjonalności workflow, oczywiście może ona zostać skonfigurowana przez administratora dowolnie, w mniej lub bardziej skomplikowany sposób.